Rubrique Configuration du logiciel
Introduction à la configuration
Cette rubrique vous permet de paramétrer le logiciel et de le personnaliser, afin qu'il corresponde au mieux à l'utilisation que vous pouvez en avoir. C'est ici que vous pouvez par exemple :
- Modifier les options du logiciel (options d'affichage, devise, options des consultations, couleurs, options d'agenda, etc...)
- Modifier l'entête des documents PDF qui seront générés (factures, courriers, fiches patient)
- Générer des documents (remplis ou non) avec votre entête de cabinet
- Gérer la liste des antécédents pré-remplis qui seront proposés lors de la saisie d'une consultation
- Gérer la liste des motifs de consultation en fonction du type de patient
- Gérer les utilisateurs du logiciel (ainsi que leur droit d'accès, leur tarif de consultation par défaut, etc...)
- Gérer les contacts enregistrés dans le logiciel
- Gérer les données du logiciel (sauvegarde, restauration, licence, version)
- Nettoyer certaines données du logiciel (banques, villes, médecins traitants, etc)
Gestion des données
Cet onglet vous permet de gérer les données du logiciel. On y retrouve 3 fonctionnalités :
- La sauvegarde des données, qui vous permet de faire une copie de l'ensemble de vos données : données patients, données des consultations, comptabilité, agenda, configuration, statistiques, notes, et contacts.
Il est conseillé de faire régulièrement des sauvegardes et de les archiver sur un support externe (clé USB ou disque dur externe). Pour créer une sauvegarde, choisissez les éléments que vous souhaitez sauvegarder, puis simplement cliquez sur le bouton "Sauvegarder les données". Un fichier vous sera alors proposé en téléchargement, enregistrez-le où bon vous semble, sur clé USB par exemple.
Il vous est demandé de choisir les éléments à sauvegarder car si certains éléments sont trop volumineux (les documents patients par exemple), le fichier de sauvegarde généré sera trop lourd et risque d'être inutilisable.
Pour ces raisons, le volume des données est limité à 450 Mo.
Si vous êtes dans le cas où le poids de données dépasse 450 Mo, vous pouvez décocher certains éléments à sauvegarder, et effectuer une sauvegarde manuelle de ces éléments en copiant (en plus de la sauvegarde générée) le dossier suivant :
- La restauration des données. Pour restaurer une sauvegarde, cliquez sur le bouton "Restaurer les données". Une fenêtre de confirmation s'ouvre, et pour continuer vous devez recliquer sur l'icône de restauration. Vous devrez alors sélectionner un fichier depuis votre ordinateur.
Remarque 1 : le fichier à fournir est obligatoirement un fichier issu d'une sauvegarde du logiciel. Aucun autre format ne sera accepté par le logiciel. La procédure peut prendre plusieurs secondes voire minutes. Si elle rencontre un problème, vous aurez un message d'erreur à l'écran. Sinon, le logiciel vous renverra automatiquement vers l'accueil, et vous pourrez constater que vos données ont bien été restaurées.
Remarque 2 : la restauration des données procède également au remplacement des données d'utilisateurs. Par conséquence, si votre login actuel n'est pas trouvé (avec le même mot de passe) dans les données que vous restaurez, il vous faudra alors vous identifier de nouveau avec un login valide.
- Modifier votre fichier de certificat : votre fichier de certificat vous indique les droits dont vous disposez en ce qui concerne l'utilisation du logiciel par le cabinet.
Ces droits peuvent être restrictifs (en terme de nombre de cabinets, ou nombre de patients) selon votre historique d'achat sur www.webosteo.com
Vous pouvez passer par ce menu lorsque vous souhaitez débloquer votre version d'essai du logiciel avec votre fichier de certificat acheté sur www.webosteo.com.
Utilisateurs
Cette rubrique affiche la liste des utilisateurs du logiciel. En cliquant sur une ligne du tableau, vous pouvez modifier les informations de l'utilisateur (sauf son login, qui après la création n'est pas modifiable).
Les informations d'un utilisateur sont les suivantes :
- Login : un nom (sans espace ni caractère spécial) qui est utilisé comme identifiant dans le logiciel
- Mot de passe : mot de passe qui permet de s'identifier à l'ouverture du logiciel
- Nom, prénom, Email, SIRET, ADELI, APE : informations utilisées pour générer l'entête des fichiers PDF
- Entête courriers : champ libre qui apparaitra également dans l'entête des documents PDF. Facultatif (exemple : "Membre d'une AGA").
- Pied de page courriers : champ libre qui apparaitra également dans le pied de page des documents PDF. Facultatif (exemple : "Membre d'une AGA").
- Actif : si cette case n'est pas cochée, l'utilisateur sera "inactif" et ne pourra donc plus se connecter au logiciel avec son login / mot de passe.
- Administrateur : définit si l'utilisateur possède les droits administrateurs ou pas.
Pour rappel, seul un administrateur peut accéder aux fonctionnalités suivantes : statistiques de chaque utilisateur, comptabilité de chaque utilisateur, configuration, suppression de patient, export de fiche patient, import / export du listing patient.
- Couleur : couleur qui identifie l'utilisateur dans le logiciel
- Nom de la banque et numéro de compte : informations utilisées par défaut lorsque l'utilisateur crée un nouveau bordereau de remise de chèques
- Montant consultation : montant par défaut des consultations, qui est pré-saisi lorsque l'utilisateur enregistre une nouvelle consultation.
- Rétrocession : pourcentage par défaut appliqué aux recettes liées aux consultations enregistrées par l'utilisateur.
Cela est utile quand l'utilisateur du logiciel est un(e) remplaçant(e) ou assistant(e) soumis(e) à une rétrocession sur le chiffre d'affaires.
Si vous modifiez ce % après que l'utilisateur ait saisi des consultations, cela ne modifiera pas le % des consultations en question.
Le % de chaque consultation est modifiable dans la rubrique Comptabilité.
- Destinataire rétrocession : utilisateur par défaut à qui est versée chaque rétrocession. Cet utilisateur peut-être modifié pour chaque consultation dans la rubrique Comptabilité.
Répertoire
Cette rubrique vous permet d'enregistrer des contacts dans la base de données du logiciel, pour ensuite retrouver facilement leur coordonnées à partir de n'importe quelle rubrique du logiciel.
Vous pouvez saisir des contacts dans la catégorie Hommes, Femmes, ou Sociétés.
Vous pouvez aussi exporter et importer votre liste de contacts vers ou depuis un fichier Excel.
En ce qui concerne l'import de contacts, un format très strict est à respecter pour l'ordre et le contenu des colonnes.
Astuce : Pour être certain de ne pas vous tromper dans le format de fichier Excel à fournir pour une importation, vous pouvez procéder de la manière suivante :
- Exporter une liste de contact dans un fichier Excel
- Supprimer les lignes des contacts présents dans le tableau
- Saisissez les données de vos contacts à la place, en respectant le format demandé des colonnes
- Enregistrez le fichier et utilisez-le pour l'importation.
Cela vous permet de récupérer facilement l'ensemble des colonnes nécessaires à l'importation des données !
Paramétrage général
Cet onglet permet de gérer plusieurs paramètres généraux du logiciel :
- Pays : cette option est utilisée pour déterminer des nuances de législation ou moyen de paiement qu'il peut y avoir entre les différents pays.
- Devise : est utilisée dans tout le logiciel. Si vous changez de devise (de "Euro" à "Franc suisse" par exemple), aucune conversion n'est faite, simplement les fichiers générés (factures, comptabilité, lettres de relance) utiliseront désormais le sigle de la nouvelle devise.
- Affichage des fichiers PDF et autres pièces jointes : si vous choisissez "forcer le téléchargement", alors tous les fichiers (factures, courriers, etc...) vous seront proposés au téléchargement lorsque vous souhaiterez les afficher. Si vous choisissez "afficher dans le navigateur", alors les fichiers s'ouvriront dans un nouvel onglet du navigateur. Cela peut être pratique si vous souhaitez juste imprimer le fichier par exemple, car vous n'êtes pas obligé d'enregistrer le fichier sur votre disque dur.
- Laisser le menu affiché en permanence : cochez cette option si vous souhaitez que le menu principal soit affiché en permanence (si votre taille d'écran le permet)
- Afficher la date et l'heure dans la barre de menu horizontale : afficher ou non la date et l'heure dans la barre de menu principale, tout en haut de la page en cours
- L'administrateur peut encaisser tous les chèques des consultations : si cette case est cochée, alors un utilisateur "administrateur" pourra encaisser les chèques issus des consultations enregistrées par tous les utilisateurs. Sinon, il ne pourra encaisser que les chèques issus de ses consultations.
- Age par défaut des patients : cet âge sera utilisé si vous enregistrez une fiche patient sans spécifier l'âge du patient.
- Age maximum pour bébé : cette valeur correspond au nombre d'année à partir duquel l'âge du patient n'est plus exprimé en mois mais en année.
- Activer le rappel de plan de maintenance : si cette case est cochée, alors un message s'affichera sur votre tableau de bord dès lors que votre plan de maintenance est expiré.
- Activer le rappel de sauvegarde régulière : si cette case est cochée, alors un message s'affichera sur votre tableau de bord dès lors que vous aurez dépassé un certain délai entre 2 sauvegardes de vos données. Ce délai est paramétrable.
Concernant les consultations :
- Couleurs du logiciel de la rubrique fiche patient : vous permet de personnaliser les couleurs des fiches patients. Attention sélectionnez plutôt des couleurs foncées car les textes seront écrits en blanc dessus.
- Ordre d'affichage des consultations : sur la fiche patient, afficher les consultations des plus anciennes aux plus récentes ou inversement.
- Regrouper les consultations par année à partir de : nombre de consultations minimum nécessaire sur une fiche patient pour que l'affichage regroupe les consultations par années.
- Ouvrir une seule rubrique sur la fiche patient : si cette case est cochée, à chaque fois que vous cliquerez sur une rubrique d'une fiche patient (Coordonnées, Antécédent, Consultation, etc...) les autres rubriques se fermeront automatiquement.
- Afficher les champs Poids, Taille, et IMC : décochez si vous ne souhaitez pas utiliser les champs Poids, Taille, et IMC sur chaque consultation de la fiche patient.
- Afficher les schémas : décochez cette case si vous souhaitez que par défaut, les schémas ne s'affichent pas dans la rubrique consultation.
- Afficher les consultations gratuites dans comptabilité : en décochant cette case, les consultations enregistrées comme "gratuites" n'apparaîtront pas dans la rubrique Comptabilité.
- Activer l'édition enrichie sur les champs de consultation : si cette case est cochée, un éditeur de texte enrichi (avec les boutons "gras, italique, texte barré, couleur") apparaîtra sur certains champs de la fiche patient (antécédents, remarques, motifs de consultation, tests et traitements)
- Libellé par défaut inscrit sur les factures : ce texte apparaîtra par défaut lors de la génération d'une facture.
Entête des documents
Cet onglet vous permet de personnaliser les documents PDF générés par le logiciel (courriers, factures, résumés fiche patient, lettres de relance, etc...).
Vous pouvez renseigner les informations que vous souhaitez voir apparaître, et laisser vide les autres.
Vous pouvez aussi choisir votre logo, qui sera inséré en haut à droite des documents PDF.
Pour intégrer votre logo, cliquez sur le bouton " Modifier le logo", et choisissez un fichier image (format JPG) depuis votre ordinateur (les dimensions optimisées sont 280 par 230 pixels).
Si vous ne souhaitez pas voir affiché de logo, alors " Modifier le logo" puis sur " Supprimer le logo". Le logo disparaît.
Vous avez également un bouton " Rédiger un courrier".
En cliquant sur celui-ci, vous pourrez générer un fichier PDF avec les données d'entête enregistrées, soit pour vérifier le résultat de l'entête, soit pour réellement écrire un courrier.
Vous pouvez donc renseigner ou non une date, un destinataire (saisie intuitive reliée aux contacts du logiciel), et un contenu.
Le fichier PDF généré est proposé en téléchargement.
Remarque : certaines informations affichées dans l'entête des documents PDF générés, sont récupérées à partir du profil de l'utilisateur connecté.
Rendez-vous dans l'onglet "Utilisateurs" pour modifier ces informations (n° Siret, n° ADELI, nom, prénom, etc...)
Agenda
Cet onglet permet de gérer quelques paramètres liés à l'agenda dans le logiciel :
- Heure de début de journée
- Heure de fin de journée
- Durée par défaut d'un rendez-vous : lorsque vous faîtes un simple clic dans l'agenda, au lieu d'un "glisser / déplacer" pour choisir votre plage horaire.
- Afficher les week-end : si cette option n'est pas cochée, l'agenda affichera des semaines du lundi au vendredi (au lieu du dimanche).
- Déterminer le type de consultation automatiquement : si cette option est cochée, le logiciel déterminera automatiquement si un RDV est une 1ère consultation ou bien une consultation de suivi.
Si cette case n'est pas cochée, l'utilisateur devra alors choisir le type de RDV au moment où il l'enregistre.
- Afficher le sexe du patient : si cette option est cochée, une icône affichera le sexe du patient à coté des rendez-vous de l'agenda.
- Afficher le numéro de téléphone du patient : si cette option est cochée, les numéros de téléphone des patients s'afficheront sur l'agenda.
- Afficher le nombre de rendez-vous manqués : si cette option est cochée, un petit avertissement s'affichera sous le nom du patient dans l'agenda, indiquant le nombre de rendez-vous manqués par ce patient.
- Afficher le commentaire du RDV : si cette option est cochée, le commentaire saisi pour le rendez-vous s'affichera automatiquement sur l'agenda.
- Hauteur d'affichage des créneaux de l'agenda : ce bouton vous permet de choisir la hauteur que va prendre l'agenda dans la page. Par exemple, si vous choisissez d'afficher les numéros de téléphone des patients, et aussi le nombre de rendez-vous manqués, la hauteur par défaut de l'agenda ne sera pas suffisante pour afficher toutes ces informations. Vous pouvez alors optimiser l'affichage en utilisant ce bouton.
- Afficher le menu de synchronisation Google : indispensable pour faire fonctionner la synchronisation entre l'agenda Webosteo et Google Agenda.
- Délai d'actualisation automatique de l'agenda : délai entre 2 processus d'actualisation de la sycnrhonisation des agendas Google et Webosteo.
- Modifier le fuseau horaires du calendrier Google : cette option permet de configurer le fuseau horaire du calendrier de Google (dans le cas ou votre compte Google n'est pas configuré sur le fuseau français (Paris).
Motifs de consultation
Ce formulaire permet d'ajouter, modifier, ou supprimer des motifs de consultations. La liste de ces motifs, est celle que l'on retrouve dans le formulaire de saisie d'une consultation. Il est conseillé de remplir cette liste lors de votre 1ère utilisation du logiciel. Le remplissage de ce formulaire est assez intuitif (cependant n'oubliez pas de sauvegarder après vos modifications) :
Remarque : notez bien que si vous supprimez un motif de consultation, vous supprimez également les informations concernant ce motif. Par exemple, si vous enregistrez un motif "Consultation de contrôle", et que vous enregistrez ensuite 10 consultations avec ce motif (case cochée dans le formulaire de la consultation).
Si vous décidez ensuite de supprimer ce motif dans la configuration, les 10 consultations n'indiqueront plus ce motif dans le formulaire de consultation. Et ce, même si vous recréez ensuite un nouveau motif du même nom (il vous faudra alors retourner dans les 10 fiches patients pour recocher ce motif).
Antécédents
Ce formulaire permet tout comme celui des motifs de consultation, de gérer la liste des antécédents (médicaux ou autres) qui seront proposés par défaut dans le formulaire de consultation. Il se remplit de la même manière que les motifs de consultation, à la différence près que vous pouvez gérer aussi les familles d'antécédents (modification, suppression, ajout, ordre).
Remarque : même remarque que pour les motifs de consultation concernant la suppression d'antécédents ou familles d'antécédents.
Statistiques
Cette rubrique vous permet de choisir les paramètres liés à l'affichage de la rubrique Statistiques. Paramètres disponibles sont les suivants :
- Afficher les statistiques uniquement pour les admin : si cette case est cochée, alors seuls les utilisateurs "administrateurs" pourront afficher les statistiques.
- Nombre d'années d'historique à afficher : définit le nombre d'années à afficher dans les graphiques sous forme de courbe (évolution du CA ou du bénéfice, etc...)
Vous avez ensuite une case à cocher pour chaque graphique disponible. Si vous souhaitez masquer certains graphiques car vous les jugez non pertinents, alors décochez simplement la case associée à ces graphiques.
Lettres de relance paiements
Cet onglet permet de gérer les lettres-types qui pourront être utilisées comme lettre de relance, dans la rubrique Comptabilité (lorsque le type de paiement d'une consultation est "en attente").
Vous pouvez saisir 3 lettres différentes, avec 3 objets différents. Le contenu de chaque lettre peut contenir les variables suivantes :
- {$CIVILITE} : civilité du patient (Monsieur ou Madame)
- {$DATECONSULTATION} : date de la consultation n'ayant pas été réglée
- {$MONTANTCONSULTATION} : montant de la consultation restant à régler
Lettres types patients
Cet onglet permet de gérer les lettres-types qui pourront être générées lorsque vous êtes sur une fiche patient.
Vous pouvez saisir 5 lettres différentes, avec 5 objets différents. Le contenu de chaque lettre peut contenir les variables suivantes :
- {$DATE} : la date du jour
- {$CIVILITE} : civilité du patient (Monsieur ou Madame)
- {$NOM} : nom du patient
- {$PRENOM} : prénom du patient
Outils de nettoyage des données
Les rubriques "Nettoyer Villes", "Nettoyer Provenances", "Nettoyer Médecins", "Nettoyer Banques" vous permettent d'harmoniser certaines données du logiciel.
Par exemple cela peut vous permettre de regrouper les villes "Saint Nazaire" et "Saint-Nazaire", pour rendre les statistiques plus fiables, et une aide à la saisie plus agréable.
Ainsi vous pouvez gérer les villes et les codes postaux, les provenances des patients, les médecins traitants, ainsi que les banques saisies lors de l'enregistrement des chèques.
Des boutons vous permettent de faire un traitement rapide sur les données, comme par exemple tout mettre en majuscules ou en minuscules.
Dans cet exemple, on peut voir que 138 chèques sont enregistrés avec comme banque "Bnp", et 12 avec "Paris Paribas". Si dans la colonne "Nouvelle valeur Banque" on met "BNP Paribas" alors tous les chèques concernés (138 + 12) prendront cette valeur.
Enregistrement des paramètres
N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications avant de quitter cette rubrique.
Si vous avez oublié d'enregistré lorsque vous quittez la rubrique, un message vous demandera confirmation pour quitter.
Lorsque le titre de la rubrique dans le menu de Configuration est en rouge, cela veut dire qu'une modification est en cours et qu'il vous faut enregistrer avant de quitter.
